Anleitungen

Dropbox: Aufgaben automatisieren und Verschlüsselung einrichten

Dropbox ist der meistgenutzte Anbieter für Cloud-Speicher. Da ist es wenig verwunderlich, dass es hier und da Tools gibt, die einem bei der täglichen Arbeit mit Dropbox unter die Arme greifen sollen. Ich möchte Ihnen an dieser Stelle einen dieser Dienste, Dropbox Automator, etwas genauer vorstellen.

Verschlüsselung mittels TrueCrypt

TrueCrypt bietet meiner Meinung nach die sicherste Methode, seine Daten zu verschlüsseln. Bevor wir aber mit der Anleitung beginnen, müssen Sie sich die frei verfügbare TrueCrypt Software herunterladen.
Haben Sie die OpenSource Software heruntergeladen und installiert, kann es losgehen. Bedenken Sie, dass TrueCrypt auf jedem PC installiert werden muss, von dem Sie Zugriff auf den verschlüsselten Ordner haben möchten.

Ansicht 1
Ansicht 2
Ansicht 3
Ansicht 4
  1. Klicken Sie in TrueCrypt auf (Ansicht 1)

    Create Volume

  2. Im zweiten Schritt wählen Sie die bereits angewählte Option

    Create an encrypted file container

  3. Mit einem Klick auf „Next“ landen Sie im nächsten Schritt. Hier wählen Sie

    Standard TrueCrypt volume

  4. Im vierten Schritt müssen Sie den Ort des zu verschlüsselten Ordners sowie einen passenden Namen angeben. Klicken Sie erst auf (Ansicht 2)

    Select File…

  5. Navigieren Sie zu Ihrem Dropbox Ordner und geben Sie unten einen gewünschten Dateinamen an. Ich entscheide mich für für „schutz“.
  6. Klicken Sie dann auf „Speichern“ und wieder auf „Next“.
  7. Nun werden Sie nach dem Algorithmus für die Verschlüsselung gefragt. Insofern Sie nicht genau wissen was Sie tun, sollten Sie „AES“ voreingestellt lassen.
  8. Jetzt wählen Sie die Größe für den Datenträger. Dropbox stellt Ihnen bis zu 2 GB zur Verfügung – es würde aber nicht viel Sinn ergeben, wenn Sie den kompletten Speicherplatz schützen. Zumindest, wenn Sie für Freunde und Bekannte hin und wieder mal etwas teilen. Ich entscheide mich für diese Anleitung für 5 MB. Bedenken Sie, dass später der komplett verschlüsselte Ordner hochgeladen wird – je nach Geschwindigkeit und gewählter Größe kann dies also eine Weile dauern! Das ganze sieht also so aus wie auf Ansicht 3.
  9. Klicken Sie wieder auf „Next“. Nun werden Sie nach einem Passwort für die Verschlüsselung gefragt. Insofern Sie nicht 20 Zeichen eingegeben haben, wird TrueCrypt Sie beim Fortfahren fragen, ob Sie wirklich ein kurzes Passwort nutzen möchten.
  10. Als nächstes landen Sie im Fenster „Volume Format“. Belassen Sie es bei der Voreinstellung und bewegen Sie für kurze Zeit Ihre Maus hin- und her. Dadurch werden unterschiedlichste Schlüssel zur Verschlüsselung generiert. Danach klicken Sie einfach auf „Format“.
  11. Der verschlüsselte Ordner wird nun fertiggestellt und mit Ihrem Dropbox Ordner synchronisiert.

Ordner mounten, Daten hinzufügen und synchronisieren

Soweit, so gut. Wurde der erstellte Ordner bei Dropbox hochgeladen, muss dieser nun als Laufwerk in Ihrem System „gemountet“ (eingehangen) werden. Das geht wie folgt:

  1. Klicken Sie in TrueCrypt einen gewünschten Laufwerksbuchstaben an und wählen Sie unten rechts anschließend

    Select File…

    wie auf Ansicht 4 zu sehen.

  2. Navigieren Sie zu Ihrem Dropbox-Ordner und suchen Sie den vorhin in Schritt 5 eingegebenen Dateinamen.
  3. Anschließend klicken Sie unten links auf „Mount“.
  4. Sie werden nun aufgefordert, Ihr vorhin gewähltes Passwort einzugeben. Tun Sie dies und drücken Sie auf „OK“
  5. Sie können nun beliebig Dateien hinzufügen. Sie können die Dateien aber nicht Ihrem Dropbox-Ordner hinzufügen, sondern dem soeben gewählten Laufwerksbuchstaben, den Sie unter „Computer“ finden. Der Ordner verhält sie also genau so wie eine Festplatte oder ein anderes Laufwerk!
  6. Nach dem hinzufügen der Dateien muss das Laufwerk „ausgehangen“ werden – erst dann werden die Dateien mittels Dropbox synchronisiert!
  7. Dazu klicken Sie in TrueCrypt einfach auf „Dismount all“

Im auf einem anderen Rechner Zugriff auf die Datei zu haben, benötigen Sie dort ebenfalls eine TrueCrypt Installation. Diese Art der Verschlüsselung funktioniert also nicht, wenn Sie unterwegs sind oder an einem fremden PC arbeiten. Beachten Sie, dass es zu Problemen in der Synchronisation kommen kann, wenn Sie den geschützten Ordner auf mehreren PCs geöffnet haben.

Dropbox Prozesse automatisieren

Wer kennt das nicht: man muss bei der täglichen Arbeit mit Dropbox immer wieder die gleichen Arbeitsschritte ausführen. Das kann auf einen Tag hochgerechnet schon ein wenig Zeit kosten. An dieser Stelle tritt dann der frisch gestartete Dienst Dropbox Automator in Kraft. Denn dieser ermöglicht es Ihnen, bestimmte Aktionen automatisch für Sie auszuführen. Dabei können zum Beispiel Dokumente ins PDF Format umgewandelt oder digital signiert werden.

Verschiebt man ein Foto in seinen Dropbox Ordner, kann dieses u.a. auf Facebook gepostet, die Bildgröße skaliert oder ein Logo/Watermark auf das Foto gestempelt werden. Jeder andere, nicht ausgewählte Dateityp, kann auf Wunsch per E-Mail versendet oder mit einem Passwort geschützt werden.

Wie funktioniert Dropbox Automator?

Bevor man überhaupt etwas auswählen kann, muss man sich kurz mit seinen Dropbox-Daten anmelden. Sie müssen dazu der Applikation „Wappwolf“ den Zugriff genehmigen. Ist das geschehen, muss man einen Ordner zum automatisieren auswählen. Ich habe für diesen Artikel einfachen einen Unterordner in meinem Dropbox Ordner mit dem vielsagenden Namen „automator“ erstellt.

Ich möchte, dass hochgeladene Fotos auf 800*600 Pixel verkleinert werden. Außerdem soll das Bild mit einem Passwortschtuz versehen werden. Ich klicke auf „ferig“ muss ein paar Sekunden warten, bis die Aktion gespeichert wird. Danach gehts daran, ein Foto in den Ordner zu verschieben und abzuwarten, bis Dropbox Automator mein Foto verkleinert und Passwortgeschützt hat.

Ungefähr 10 Minuten später hat sich auf magische Weise ein Unterordner im Unterordner „automator“ mit dem namen „processed“ erstellt. Darin befindet sich meine Originaldatei. In meinem automator-Ordner habe ich nun eine Datei, die auf „jpg.aes“ endet. Bis zum heutigen Tag sitze ich dran und grübel, mit was ich eine AES verschlüsselte Datei entschlüsseln kann – ich habe jedoch keine Lösung gefunden. AES ist ein Verschlüsselungssystem das so sicher ist, dass es sogar in den USA für Dokumente mit höchster Geheimhaltungsstufe genutzt werden kann! Das ist schön, allerdings habe ich davon auch keinen Zugriff auf mein (hoffentlich) verkleinertes Foto. Eventuell kann mir ein Leser in den Kommentaren einen entscheidenen Hinweis geben.
Also eine neue AKtion im Dropbox Automator angelegt – und diesmal ohne Passwortschutz.

Und dieses mal kann ich mir mein auf 800*600 verkleinertes Foto auch anschauen. Dabei gab es keinen sichtbaren Qualitätsverlust im Vergleich zum Original. Als nächstes will ich eine OpenOffice Writer Datei (odt-Format) ins PDF Format konvertieren lassen. Ich lasse nun die Finger vom Passwortschutz.
Ungefähr zwei Minuten später ist mein Dokument dann ins PDF Format umgewandelt. Das hat also ebenfalls funktioniert!

Fazit zu Dropbox Automator

Wer sich ein wenig Arbeit abnehmen lassen möchte, der ist bei Dropbox Automator genau richtig. Je nach ursprunglicher Dateigröße kann das ganze aber ein wenig dauern. Die Passwortverschlüsselung mag zwar absolut sicher sein, das bringt aber wenig, man in einem normalem Büro keine Zeit hat, Forschungen anzustellen, wie man diese verschlüsselten Dateien öffnen kann. Ein kleiner Hinweis in den FAQs könnte hier Abhilfe schaffen.
Alles andere funktionierte aber tadellos!